เทคนิคการประชุมให้มีประสิทธิภาพจาก 6 คนดัง

การประชุมเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจ แต่บ่อยครั้งที่ประสิทธิผลไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง Dr. Christian Poensgen ได้แบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่จะช่วยยกระดับการประชุมของคุณจากน่าเบื่อสู่การมีประสิทธิภาพ มาดูกลยุทธ์เหล่านี้จากมุมมองของผู้นำที่ประสบความสำเร็จระดับโลกกัน

1. กำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน

Jeff Bezos ยืนยันว่าต้องแจกจ่ายวาระการประชุมอย่างละเอียดก่อนทุกการประชุม วิธีนี้ช่วยให้ทุกคนมาถึงพร้อมและมีจุดมุ่งหมาย การมีวาระที่ชัดเจนช่วยให้การประชุมมีโฟกัส และทุกคนทราบวัตถุประสงค์และวิธีเตรียมตัว ควรแชร์วาระล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้ทบทวนและเตรียมพร้อม

2. จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วม

Steve Jobs ชอบการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมไม่เกิน 5 คนเพื่อส่งเสริมการอภิปรายที่มีความหมายและการตัดสินใจที่รวดเร็ว กลุ่มเล็กมีประสิทธิภาพมากกว่า และทุกคนมีโอกาสได้พูด ควรตั้งเป้าหมายที่ 5 คนหรือน้อยกว่าเพื่อรักษาการมีส่วนร่วมอย่างลึกซึ้งและการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ

3. ประชุมแบบยืน

Richard Branson แนะนำการประชุมแบบยืนเพื่อให้การสนทนากระชับและตรงประเด็น การประชุมแบบยืนมักจะสั้นกว่าและมีโฟกัสมากกว่าเพราะคนรู้สึกไม่สบายและมีแนวโน้มที่จะออกนอกประเด็นน้อยลง ใช้การประชุมแบบยืนสำหรับการอัพเดตสั้นๆ และเพื่อรักษาระดับพลังงานที่สูง

4. หมุนเวียนสถานที่ประชุม

Mark Zuckerberg เชื่อในการหมุนเวียนสถานที่ประชุมเพื่อรักษาสภาพแวดล้อมให้สดใหม่และสร้างแรงบันดาลใจในความคิดสร้างสรรค์ สภาพแวดล้อมที่แตกต่างกันสามารถจุดประกายความคิดใหม่ๆ และป้องกันความจำเจ นำไปสู่การเพิ่มความคิดสร้างสรรค์และผลิตภาพ ลองจัดประชุมในส่วนต่างๆ ของสำนักงานหรือกลางแจ้งเพื่อรักษาสภาพแวดล้อมให้มีพลวัต

5. มอบหมายบทบาท

Sheryl Sandberg เน้นย้ำถึงความสำคัญของการมอบหมายบทบาทเพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ การกำหนดบทบาทเฉพาะ เช่น ผู้นำ ผู้จดบันทึก และผู้จับเวลา ช่วยจัดการการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้มั่นใจว่าทุกแง่มุมได้รับการครอบคลุมและไม่มีอะไรตกหล่น ควรมอบหมายบทบาทตั้งแต่เริ่มการประชุมแต่ละครั้งเพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและอยู่ในแนวทาง

6. จบประชุมด้วย Action Items

Elon Musk ทำให้แน่ใจว่าทุกการประชุมจบลงด้วย Action Items ที่ชัดเจนเพื่อให้ทุกคนทราบขั้นตอนต่อไปของตน Action Items ที่เฉพาะเจาะจงช่วยให้มั่นใจว่าการอภิปรายนำไปสู่ขั้นตอนที่ปฏิบัติได้จริงและมีการติดตามผล ควรทบทวนว่าใครรับผิดชอบรายการปฏิบัติแต่ละข้อและกำหนดเส้นตายเพื่อความรับผิดชอบ

การนำแนวทางเหล่านี้ไปปฏิบัติจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการประชุมของคุณไม่เพียงแต่มีประสิทธิผลมากขึ้น แต่ยังน่าสนใจและมีความหมายมากขึ้นด้วย จำกลยุทธ์เหล่านี้ไว้ และเปลี่ยนการประชุมของคุณให้เป็นเครื่องมือสำหรับการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันเป็นทีม