สิ่งที่ Manager ควรรู้และเข้าใจก่อน 1-on-1 Meeting กับทีม

หนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในการสร้างทีมที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพ คือการทำ 1-on-1 Meeting อย่างสม่ำเสมอ แต่สิ่งที่หลายคนอาจไม่เข้าใจคือ “หัวใจ” ของการประชุมนี้ไม่ได้อยู่ที่ตัว Manager แต่คือ “ทีมงาน” และนั่นนำมาซึ่งสิ่งที่ Manager ควรรู้และเข้าใจก่อนเข้าสู่การประชุม 1-on-1 เพื่อให้การพูดคุยเกิดประโยชน์สูงสุดทั้งต่อทีมและองค์กร

1. จำไว้เสมอว่า นี่คือเวลาของเขา ไม่ใช่ของเรา

การประชุม 1-on-1 ไม่ใช่พื้นที่ให้ Manager สั่งงานหรือควบคุม แต่คือเวลาที่ให้พนักงานได้แชร์มุมมอง ความท้าทาย และเป้าหมายของตัวเอง Manager ที่ดีควรฟังให้มากกว่าพูด สนับสนุนมากกว่าสั่งการในช่วง 1-on-1 Meeting นี้

2. ลงคิวล่วงหน้าให้ชัดเจน และห้ามยกเลิก

การแสดงออกว่า 1-on-1 มีความสำคัญเท่าเทียมกับงานอื่น ๆ แสดงให้เห็นว่าคุณเคารพเวลาของทีม และจริงใจในการดูแลพวกเขา อย่านัดแล้วยกเลิก เพราะมันทำให้เห็นว่า 1-on-1 นี้ไม่ได้สำคัญ

3. มาโดยไม่มีโน้ตบุ๊กหรือมือถือบนโต๊ะ

สิ่งที่ทีมต้องการคือ “ความใส่ใจเต็มร้อย” ไม่ใช่แค่การมองตา แต่คือการตั้งใจฟังอย่างลึกซึ้ง ถ้าระหว่าง 1-on-1 มีการดูมือถือไป หรือทำงานไปด้วยแล้ว มันก็ทำให้ทีมงานรู้สึกว่า Manager ไม่ได้ใส่ใจในตัวเขานั่นเอง

4. เริ่มต้นด้วยการพูดคุยชีวิต ไม่ใช่งาน

การถามไถ่สารทุกข์สุขดิบ เปิดโอกาสให้ทีมรู้สึกว่าคุณแคร์เขาในฐานะ “คน” ไม่ใช่แค่ “พนักงาน” ซึ่งจะช่วยทำให้หลายคนรู้สึกดี ปลอดภัยมากขึ้น

5. ใช้คำถามทรงพลัง เช่น “คุณต้องการให้ฉันช่วยอะไรได้บ้าง?”

คำถามแบบเปิดเช่นนี้ เปิดพื้นที่ให้พวกเขาแชร์ปัญหาหรือความต้องการอย่างแท้จริงกับ Manager ซึ่งอาจจะช่วยทำให้ Manager ได้เรียนรู้หลายอย่างเกี่ยวกับทีมมากขึ้น

6. ให้ Feedback ที่มีตัวอย่างชัดเจน

คำว่า “ดีมาก” หรือ “ควรปรับปรุง” ไม่พออีกต่อไป จงระบุว่าอะไรดี และทำไมถึงดี – นี่คือ Feedback ที่มีพลัง จับต้องได้ และไม่ถูกมองว่าทำไปแบบผิวเผิน

7. ถามกลับด้วยความจริงใจ

“มีอะไรที่คุณอยากให้ฉันทำให้ดีขึ้นบ้าง?” คำถามนี้อาจทำให้ Manager รู้จุดบอดของตัวเอง และเป็นผู้นำที่น่านับถือมากขึ้น

การประชุม 1-on-1 คือ “การลงทุนระยะยาวในความสัมพันธ์” ระหว่างผู้นำและทีม ถ้า Manager มองว่ามันคือภาระ ก็จะไม่มีวันได้ใช้ศักยภาพของทีมอย่างเต็มที่ แต่ถ้าเห็นว่านี่คือโอกาส มันจะเปลี่ยนทั้งทีม และตัวคุณเองซึ่ง Manager ที่ดีควรจะทำมันให้มี “คุณภาพ” เพื่้อนำไปสู่ “ประสิทธิภาพ” นั่นเอง