การทำ One on One ที่ไม่เวิร์กและวิธีแก้ไข

ในโลกของการทำงานยุคใหม่ การพูดคุย One on One ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างความผูกพัน เสริมแรงจูงใจ และพัฒนาศักยภาพของพนักงาน อย่างไรก็ตาม หลายองค์กรที่นำ One on One มาใช้ กลับพบว่ามันไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง ไม่ว่าจะเป็นลูกน้องที่ไม่ให้ความร่วมมือ หัวหน้าที่ไม่เห็นประโยชน์ หรือบรรยากาศการคุยที่อึดอัดเป็นทางการจนเกินไป ซึ่งปัญหาเหล่านี้ส่วนใหญ่เกิดจากความเข้าใจและวิธีการทำ One on One ที่ไม่ถูกต้อง

ปัญหาที่มักเกิดขึ้นในการทำ One on One

1. ไม่มีการนัดหมายหรือกำหนดตารางที่แน่นอน ทำให้ไม่สม่ำเสมอ ถูกยกเลิกบ่อย หรือถูกลดความสำคัญลง

2. หัวหน้าผูกขาดการพูด สั่งงาน ตำหนิ หรือบ่นปัญหา จนลูกน้องไม่มีโอกาสได้แสดงความคิดเห็น

3. ลูกน้องไม่กล้าเปิดใจ ปิดบัง ไม่ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ หรือรอให้หัวหน้าถามมากกว่าการเริ่มต้นเอง

4. ใช้เวลาคุยกันนานเกินไป วกวนไปเรื่อยเปื่อย จนหมดเวลาโดยไม่ได้ข้อสรุปหรือแผนการที่ชัดเจน

5. มุ่งเน้นแต่เรื่องงาน ไม่ได้สานสัมพันธ์หรือถามไถ่เรื่องอื่นๆในชีวิต ทำให้บรรยากาศเป็นทางการเกินไป

6. ขาดการติดตามหลังการพูดคุย ทำให้สิ่งที่เสนอแนะหรือตกลงกันไม่ถูกนำไปปฏิบัติอย่างจริงจัง

แนวทางการทำ One on One ให้ได้ผลและเห็นความเปลี่ยนแปลง

1. กำหนดตารางและความถี่ของการพูดคุยให้ชัดเจน เช่น ทุกสัปดาห์ หรือทุก 2 สัปดาห์ และพยายามอย่าเลื่อนนัด เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของมัน

2. สร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลาย เป็นกันเอง และปลอดภัยในการพูดคุย เปิดโอกาสให้ลูกน้องได้เล่าความคิดเห็น ความกังวล หรือไอเดียของตนเองให้มากที่สุด

3. ใช้คำถามปลายเปิดในการชวนคุย เช่น มีอะไรที่ผมช่วยคุณได้บ้าง คุณคิดว่าเราจะทำอะไรได้ดีขึ้นกว่านี้อีกไหม อะไรคือสิ่งที่ทำให้คุณมีความสุขหรือไม่มีความสุขกับที่ทำงานบ้าง

4. ให้เวลาการพูดคุยประมาณ 30-60 นาที ซึ่งมากพอจะได้คุยกันอย่างลึกซึ้ง แต่ไม่นานเกินจนหมดสมาธิ

5. ถามไถ่ทั้งเรื่องงาน การพัฒนาตนเอง เป้าหมายระยะยาว รวมถึงเรื่องส่วนตัวบ้าง เพื่อแสดงให้เห็นว่าเราใส่ใจลูกน้องในฐานะคนคนหนึ่ง ไม่ใช่แค่ลูกจ้าง

6. สรุปประเด็นสำคัญและสิ่งที่จะต้องทำต่อหลังจากพูดคุยทุกครั้ง และติดตามความคืบหน้ากันอย่างสม่ำเสมอ

นอกจากนี้ ผู้นำทีมต้องเปิดใจเรียนรู้และปรับปรุงตนเองอยู่เสมอ รับฟังคำติชมจากลูกน้องด้วยความเต็มใจ และนำไปปรับเปลี่ยนวิธีบริหารให้ดีขึ้น การ Trust, Empower และ Care ลูกน้องอย่างจริงใจ ก็จะทำให้พวกเขาเปิดใจ ให้ความร่วมมือ และอยากพัฒนาตนเองไปด้วยกันมากขึ้น การสื่อสารสองทางที่ดี ในบรรยากาศที่เป็นมิตร จะช่วยให้หัวหน้ากับลูกน้องได้เข้าใจกันและกันอย่างลึกซึ้ง ช่วยกันคิดและแก้ปัญหาได้ตรงจุดยิ่งขึ้น

การทำ One on One อย่างได้ผลไม่ใช่เรื่องง่าย มันต้องอาศัยการฝึกฝนทักษะการสื่อสารและภาวะผู้นำ แต่เมื่อเราเข้าใจวัตถุประสงค์และใส่ใจในรายละเอียด พูดคุยกันอย่างสม่ำเสมอในบรรยากาศที่ไว้วางใจกัน มันจะกลายเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกได้อย่างมหาศาล ทั้งในระดับตัวบุคคล ทีม และองค์กร นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมผู้นำที่ชาญฉลาดจำนวนมาก จึงยอมทุ่มเทเวลาและความใส่ใจกับการพูดคุย One on One กับลูกทีมแต่ละคนอย่างสม่ำเสมอ เพราะพวกเขารู้ดีว่า การลงทุนสร้างความผูกพันกับคนนั้น คุ้มค่ากว่าการลงทุนอื่นใดทั้งหมด