Organization Skill - ทักษะการจัดระเบียบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การรักษาแนวทางที่เป็นระเบียบในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณสามารถยกระดับผลิตภาพประสิทธิภาพการทำงานได้ได้อย่างมาก บทความนี้เจาะลึกถึงกลยุทธ์ที่สามารถส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่มีการจัดการที่ดีและปราศจากความยุ่งเหยิง อีกท่ั้งยังช่วยในการลดความเครียดให้กับคุณอีกด้วย

ความสำคัญของทักษะการจัดระเบียบ (Organization Skill)

หลักการพื้นฐานของทักษะการจัดระเบียบคือการตระหนักแต่ต้นว่าการจัดระเบียบนั้นเป็นพื้นฐานสำคัญในการทำงานยุคปัจจุบันเนื่องจากงานต่าง ๆ นั้นเริ่มมีความซับซ้อน อีกทั้งตัวผู้ทำงานเองก็ต้องไปข้องเกี่ยวกับงานหลายอย่างซึ่งง่ายต่อการที่จะต้องรับมือกับหลายอย่างพร้อม ๆ กัน การมีทักษะที่จะสามารถจัดเรียบสิ่งเหล่านี้ให้เรียบร้อยจะเป็นศักยภาพสำคัญที่ทำให้พนักงานสามารถลดความยุ่งเหยิงและซ้ำซ้อนที่เกิดขึ้น ไม่ต้องเจอกับความสับสนที่อาจจะเกิดขึ้นและทำให้เสียเวลาในการทำงาน

ประโยชน์ของการจัดระเบียบ

ข้อได้เปรียบหลักขององค์กรที่สนับสนุนให้มีการใช้ทักษะการจัดระเบียบนั้นคือการการเพิ่มผลผลิตและการมีประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น การดำเนินงานภายในสภาพแวดล้อมที่เป็นระเบียบจากการถูกจัดแจงให้เรียบร้อยย่อมส่งเสริมสมาธิที่ดีขึ้น เกื้อหนุนให้เกิดความสามารถในการแก้ปัญหา และการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ความสามารถในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมีความสัมพันธ์กับการจัดการความเครียด ความยืดหยุ่น และความเป็นอยู่ที่ดีโดยรวมของคนในที่ทำงาน

การปลูกฝังทักษะการจัดระเบียบ

การพัฒนาทักษะการจัดระเบียบนั้นเป็นสิ่งที่ทุกคนเข้าถึงได้ ยิ่งฝึกฝนมากเท่าไหร่ก็จะคุ้นเคยและเป็นนิสัยมากขึ้นเท่านั้น การพัฒนาทักษะนี้จะมุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญ:

1. จัดพื้นที่ทำงาน

การเริ่มต้นจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณจะให้ประโยชน์อย่างมากในการเป็นสภาพแวดล้อมที่ดีสำหรับการทำงาน เริ่มต้นจากการวิเคราะห์พื้นที่ทำงานของคุณเพื่อระบุ "ความยุ่งเหยิง" ที่ไม่จำเป็น กำหนด "พื้นที่ทำงาน" ซึ่งจำเป็นสำหรับงานที่กำลังดำเนินอยู่ สิ่งนี้ส่งเสริมการเริ่มต้นงานที่รวดเร็วและลดการรบกวนให้เหลือน้อยที่สุด การกำจัดขยะและของที่ไม่ได้ใช้แล้วเป็นประจำในตอนท้ายของวันจะช่วยรักษาสภาพแวดล้อมให้เกิดความคล่องตัวตลอดเวลา

2. การบริหารเวลา

แนวทางที่เป็นระเบียบผสานรวมกับการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เริ่มต้นแต่ละวันด้วยกิจวัตรการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ โดยใช้เวลาประมาณ 15 นาที ใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น รายการสิ่งที่ต้องทำ ปฏิทิน หรือแอปการจัดการงานเพื่อจัดโครงสร้างวันของคุณ จัดสรรเวลาให้กับงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้เหมาะสม

3. จัดระเบียบข้อมูลต่า งๆ

ในทุกวันนั้น เราจะมีการใช้ข้อมูลต่าง ๆ เพื่อทำงานหรือใช้ในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน การจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระเบียบจะช่วยทำให้เราสามารถสื่อสารกับผู้อื่นได้รวดเร็ว ลดเวลาที่เสียไปเช่นเดียวกับความหงุดหงิดเมื่อค้นหาข้อมูลไม่เจอ สิ่งเหล่านี้จะช่วยทำให้การประสานงานต่าง ๆ ในองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม

การยกระดับทักษะการจัดระเบียบของคนในองค์กรจะสามารถช่วยลดปัญหาต่าง ๆ ได้มากจากการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดูสบาย เป็นระเบียบ ปรับทัศนคติของคนทำงานให้พยายามทำให้ทุกอย่างเป็นระบบ ซึ่งนั่นจะเป็นพื้นฐานที่ดีมาก ๆ ในการพัฒนาคนต่อเช่นเดียวกับการสร้างประสิทธิภาพการทำงานที่มาก และนั่นทำให้ทักษะนี้เป็นสิ่งที่ไม่ควรจะมองข้ามได้เลยในการทำงานยุคปัจจุบัน