Microskills ด้านการสื่้อสาร ที่ควรพัฒนาในคนทำงาน

การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญของความสัมพันธ์ทั้งในชีวิตส่วนตัวและการทำงาน แต่การสื่อสารที่ดีไม่ได้หมายถึงเพียงแค่การพูดเก่งหรือการใช้คำพูดสวยหรู หากแต่คือการทำให้สารที่ต้องการสื่อถึงผู้รับได้อย่างชัดเจน เข้าใจง่าย และตรงประเด็น ทักษะเล็กๆ หรือ MicroSkills ในการสื่อสารสามารถช่วยให้การสื่อสารของคุณทรงพลังขึ้น และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นได้

การสื่อสารอย่างตรงประเด็น

เป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุด หลายครั้งที่ผู้คนพูดอ้อมค้อมหรือเต็มไปด้วยถ้อยคำเกินความจำเป็น จนทำให้สารที่แท้จริงสูญหายไป การพูดตรงประเด็นไม่ได้หมายถึงการพูดห้วนๆ หรือขาดความสุภาพ แต่หมายถึงการเลือกใช้คำพูดที่กระชับ ได้ใจความ และไม่หลงประเด็น เทคนิคหนึ่งที่ช่วยให้คุณพัฒนาทักษะนี้คือการสรุปสาระสำคัญให้ได้ภายในหนึ่งหรือสองประโยคก่อนที่จะขยายความเพิ่มเติม การสนับสนุนสิ่งที่คุณพูดด้วยหลักฐานหรือข้อมูลที่ชัดเจนก็ช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายขึ้นและลดความสับสน

การอ่านภาษากาย

เพราะการสื่อสารไม่ได้จำกัดอยู่แค่คำพูด งานวิจัยระบุว่ามากถึง 90% ของการสื่อสารเกิดขึ้นผ่านภาษากาย สีหน้า และน้ำเสียง การกอดอกอาจเป็นสัญญาณของการไม่เห็นด้วยหรือรู้สึกตั้งรับ ขณะที่การเลิกคิ้วเพียงเล็กน้อยอาจบอกถึงความสงสัยหรือไม่มั่นใจ การเรียนรู้ที่จะอ่านสัญญาณเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถปรับการตอบสนองได้อย่างเหมาะสม ในขณะเดียวกัน คุณก็ควรตระหนักถึงภาษากายของตัวเอง เพราะบางครั้งท่าทางที่ไม่ได้ตั้งใจอาจส่งผลต่อการรับรู้ของผู้ฟังโดยไม่รู้ตัว

การฟังอย่างลึกซึ้ง

เป็นอีกหนึ่งทักษะที่ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น หลายครั้งที่คนเราฟังเพียงเพื่อรอจังหวะที่จะพูดต่อ มากกว่าการฟังเพื่อทำความเข้าใจอย่างแท้จริง การฝึกให้ตัวเองฟังโดยไม่รีบแทรกหรือขัดจังหวะ ช่วยให้คู่สนทนารู้สึกได้รับความใส่ใจและเคารพความคิดเห็นมากขึ้น เทคนิคหนึ่งที่ช่วยเสริมสร้างการฟังเชิงลึกคือการใช้ช่วงเวลาเงียบระหว่างบทสนทนาแทนที่จะรีบเติมเต็มความเงียบนั้นด้วยคำพูด การพยักหน้าเบาๆ หรือสบตาเป็นระยะก็เป็นสัญญาณที่ช่วยให้ผู้พูดรู้สึกว่าคุณกำลังฟังอย่างตั้งใจ

การใช้การเล่าเรื่อง (Storytelling)

เรื่องราวเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สารของคุณจับใจและน่าจดจำมากขึ้น แต่การเล่าเรื่องที่ดีต้องมาพร้อมกับการอ่านบรรยากาศของห้องหรือสถานการณ์ หากคนในที่ประชุมกำลังทยอยลุกออกจากห้อง อาจไม่ใช่เวลาที่เหมาะจะเล่าเรื่องที่ต้องใช้เวลานาน ในขณะเดียวกัน การตั้งคำถามกับตัวเองว่า “ทำไมฉันถึงเล่าเรื่องนี้?” และ “ผู้ฟังจะได้อะไรจากเรื่องนี้?” ก็เป็นวิธีที่ช่วยให้การเล่าเรื่องมีจุดมุ่งหมายและไม่เป็นเพียงการพูดเพื่อความบันเทิงเท่านั้น

การเข้าใจความหลากหลายในการสื่อสาร

เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น คนแต่ละคนมีวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกัน บางคนอาจชอบการสื่อสารผ่านอีเมล ขณะที่บางคนอาจต้องการวิดีโอคอลหรือโทรศัพท์เพื่อความเข้าใจที่ชัดเจนขึ้น การถามผู้ที่คุณต้องติดต่อด้วยว่าพวกเขาสะดวกหรือชอบใช้ช่องทางไหน จะช่วยลดความคลาดเคลื่อนและเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร นอกจากนี้ การให้ความสำคัญกับผู้ที่อาจมีอุปสรรคในการสื่อสาร เช่น ผู้ที่ไม่ใช่เจ้าของภาษาหรือผู้ที่มีข้อจำกัดทางกายภาพ ก็ช่วยให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพและครอบคลุมมากขึ้น

MicroSkills เหล่านี้อาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่เมื่อนำมาใช้จริง จะช่วยให้การสื่อสารของคุณมีพลังมากขึ้น สร้างความเข้าใจที่ลึกซึ้งขึ้น และช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีทั้งในระดับบุคคลและองค์กร