เรื่องของการ “สรุปว่าไม่สรุป” เหมือนเป็นมุกตลก (ร้าย) ที่ผมกับเพื่อนมักแซวการทำงานของเราเองอยู่บ่อยๆ เพราะเป็นสิ่งที่เราคุ้นเคย คิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า แต่ก็ไม่ยักจะมีใครลงมือแก้กันอย่างจริงจังเสียที

มันก็คงไม่แปลกอะไรกับวิธีการทำงานของชาวออฟฟิศที่เราโตมากับวิธีการ “ประชุม” เพื่อแก้ปัญหาต่างๆ เพื่ออัพเดทโน่นนี่ จนกลายเป็นกิจวัตรประจำวันของการทำงาน แต่ในการกระทำที่ดูจะเคยชินนี้ก็มีเรื่องแอบน่าห่วงอยู่ไม่น้อยก็คือการเคยชินกับการพูดคุยแบบไร้ทิศทาง คุยไปเรื่อย และไม่รู้จักสรุปให้เป็นเรื่องเป็นราว

เหตุผลที่มักเกิดปัญหานี้บ่อยๆ ก็มีตั้งแต่

• การคุยกันแบบไม่มีหัวข้อที่แน่ชัด
• ไม่มีการกำกับและควบคุมการประชุม
• การพูดคุยที่ออกนอกประเด็น ลากยาว หลุดโฟกัส
• การใช้เวลากับบางเรื่องมากเกินไป
• การโต้เถียงในเรื่องบางเรื่องเกินจำเป็น
• ฯลฯ

แม้ว่าหลายคนจะพยายามทำตามแนวทางการสร้างการประชุมที่ดีซึ่งก็มีแนวคิดที่เผยแพร่มากมายแล้ว แต่ก็กลับไม่ได้ผลเท่าไรนักเพราะทำจริงก็ไม่ได้แก้ปัญหาทั้งหมดได้

การจะลดปัญหาเหล่านี้ให้ได้ก็คงต้องย้อนกลับไปที่พื้นฐานของคนที่เข้าประชุมว่าทำอย่างไรให้พวกเขามี “ระบบการคิด” ที่ร่วมกัน เพราะยิ่งเอาคนจำนวนมากเข้ามาในห้องประชุมแต่อยู่กันคนละระบบ มันก็ทำให้การพูดคุยกันรวนยิ่งกว่าเดิม

ฉะนั้นแล้ว การสร้างระบบการคิดร่วมกันจึงเป็นพื้นฐานสำคัญที่คนทำงานควรจะต้องมีกันแต่เนิ่นๆ เพื่อให้หาวิธีคุยงานกัน ประชุมงานกัน แลกเปลี่ยนความเห็นกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่นจะจัดลำดับประเด็นอะไรก่อนหลัง จะมองเรื่องเหล่านี้อย่างไร ประเด็นไหนบ้าง จะสรุปความคิดอย่างไร ฯลฯ

ด้วยเหตุนี้เอง องค์กรต่างๆ จึงควรลองหันไปกลับไปมองดูกิจกรรมพื้นฐานที่สำคัญที่สุดอันหนึ่งขององค์กรเราอย่างการประชุมนี่แหละ ว่าวันนี้เราทำมันได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือยัง เราสามารถได้การพูดคุยแบบมีคุณภาพ ทั้งได้งานและไม่ใช้เวลาสิ้นเปลือง

เพราะถ้าทำเรื่องใหญ่ที่เราทำกันทุกวันให้ดีขึ้นได้ องค์กรของเราก็สามารถมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อีกเยอะนั่นแหละครับ

—————————————

สำหรับองค์กร / ทีมที่สนใจเรื่องการสร้างระบบความคิดร่วมกันนั้น หนึ่งในระบบความคิดที่ได้รับการยอมรับและถูกยกเป็นเครื่องมือชั้นยอดในการเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมคือ Six Thinking Hats ของ Edward de Bono โดยตอนนี้ที่ dots academy มีการฝึกอบรมเรื่องนี้อย่างถูกต้องตามกฏหมาย สนใจสามารถดูรายละเอียดได้ที่ https://dots.academy/six-thinking-hats/